組織會議可能是一項令人恐懼且耗時的工作。無論是 20 名代表的小型活動，還是 Earls Court 的為期三天的大型活動，一般技術和常見問題都是平等的。那麼將計劃制定為公約的階段是什麼？預訂場地 向潛在代表的目標列表發送邀請 組織和預訂所有資源，包括餐飲、附屬品印刷、促銷小工具、A&V 和許多其他 與演示者和來賓音頻系統打交道 進行註冊 定價 向代表發送提醒電子郵件打印徽章當天組織員工隊伍管理財務這是一個非常簡單和簡化的列表，表示經理應該記住的一般測試列表事件。這種方式可以從活動開始前 6 個月開始，也可以比真正的大型全國活動提前 12-18 個月。管理這些步驟中的大部分可能會非常複雜，活動經理可能很容易犯重大錯誤。為了避免代價高昂的錯誤，並確保會議以有效的方式組織，許多活動專家正在尋求使用事件控制軟件解決方案。這些答案有能力在整個活動和會議策劃過程中操縱和歌唱運動，以及作為活動一部分執行的活動（包括提交場合調查和新聞發布）精明的評價）。採取上述步驟制定計劃，以下是活動軟件解決方案如何提供幫助： 1. 預訂場地 對活動經理的控制是基本的；無論是您自己工作場所的會議室還是更大的外部場所，活動軟件都可以通過確保已分配並已收取費用來提供幫助。對於需要跨多天多個房間的更複雜的會議，事件解決方案包含一個完整的規劃、輔助和安排會場軟件工具。一個令人難以置信的可配置和完全可定制的功能表和一個以上的日曆功能，這將帶來從一個相關且靈活的實用程序操縱您的資產和地點的能力。這允許簡化通常複雜的預訂和處理場地的方法。2. 發送邀請到一個有針對性的潛力列表活動經理還可以了解他們所針對的代表的確切數量和姓名，或者在某些情況下，他們可能被告知要詢問特定的人口統計信息（主要基於關係、職位、地區等） ). 考慮到它可以集成到他們的 CRM 軟件包中，管理邀請代表的選擇通過活動軟件變得很順利。這意味著可以毫無問題地訪問每個公司的記錄和事實，並且信息會自動更新，因此查看該文檔的其他人將認識到該聯繫人已被邀請，以及他們是否已註冊並付款。活動軟件還配備了最先進的電子郵件營銷工具。活動經理能夠輕鬆地從他們的 CRM 中創建和篩選出集中代表的分支，並將這些分支放入可以發送的定制 HTML 電子郵件中。從事件控制軟件平台，事件管理者可以調整打開、點擊和其他收件人的愛好。3. 資源控制活動軟件將包括一個資源管理模塊，活動經理可以在其中調整和控制所有必須操縱活動的資產。可以授予外部供應商訪問此模塊的權限，這樣他們就可以自己保存跟踪，而不是直接與事件主管打交道。例如，可以授予餐飲服務商訪問權限，以便輕鬆查看有關代表人數和任何特定飲食必需品的最新信息。讓他們直接訪問活動軟件中的這個模塊意味著活動經理可以少處理一個人和一個電話！考慮到對話層已被刪除這一事實，錯誤也有所減少。資源模塊還包括多個有效的日曆，允許會議管理者在這些不同的日曆上操作多個資源；這一切都可以從一個重要位置獲得，確保所有更新/修改/添加都實時記錄。根據通過此資源模塊整理的信息，活動經理可以運行定制報告，提供包括要擁有的吊艙數量、各種小冊子和許多其他信息。活動經理將不再需要在途中處理多個日曆中的多個電子表格以確保減少錯誤。四。與主持人和演講嘉賓打交道 活動軟件程序也可以管理這個過程。可以自動安排電子郵件以提醒嘉賓演講者有關活動的信息，並要求確定事實，包括用於營銷材料的簡歷和用於代表的演示幻燈片。演講者還可以直接訪問資源管理模塊，他們可以在其中控制和更新自己的個人資料，並添加材料和其他對象。同樣，這消除了賽事經理的參與，讓他們盡可能多地從事更大的戰略運動。5. 報名 在線報名是一種便捷的報名方式。這適合代表和場合經理。這是一種快速、有效的技術，並且越來越多地變成相同的場合註冊的舊方法。但是在線註冊有好的和壞的方法